Openbaarheidsparagraaf
De Wet open overheid (Woo) is per 1 mei 2022 van kracht. Deze wet bestaat uit 3 onderdelen:
- passieve openbaarmaking aan de hand van Woo-verzoeken
- actieve openbaarmaking van onder andere de documenten van de elf verplichte informatie categorieën
- het op orde brengen van de informatiehuishouding.
De Woo regelt het recht van burgers op informatie van de overheid. De Woo beoogt bestuursorganen transparanter te maken door overheidsinformatie beter vindbaar en digitaal toegankelijker te maken, en daarmee vertrouwen van onze inwoners versterken.
Met ingang van 2023 is binnen gemeente Zwolle gekozen voor de aanstelling van een fulltime Woo-contactpersoon. De Woo-contactpersoon heeft bij de passieve openbaarmaking een adviserende rol richting de medewerkers. Zo geeft de Woo-contactpersoon advies over de behandeling van de Woo-verzoeken. Ook valt onder zijn werkzaamheden het creëren van bewustwording en naamsbekendheid van de Woo. In 2024 zullen deze werkzaamheden onder andere vormgegeven worden door instructies op het gebied van tooling. Collega’s binnen de gemeente Zwolle wordt uitleg gegeven over het gebruik van de nieuwe anonimiseringstool. Bovendien heeft de gemeente Zwolle in 2023-2024 voor haar documentenopslag de overstap naar Teams gemaakt. Dit is onlosmakelijk verbonden met het verzamelen van documenten voor behandeling van Woo-verzoeken en het uit eigen beweging openbaar maken van documenten. Ook op dit gebied zal de Woo-contactpersoon in 2024 toelichting en instructies geven. Een continue uitdaging blijft het inrichten van het Woo-proces. De Woo beweegt namelijk, samen met de behoefte aan transparantie, met de tijd mee. Het in kaart brengen van de wijzigingen, risico’s en tekortkomingen moet bijdragen aan de bewaking van de termijnen en het onderhouden en verbeteren van het proces.
Vanuit het programma Duurzame Toegankelijkheid (DUTO) wordt de aandacht gericht op de inzet van ondersteunende applicaties en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Daarbij wordt tevens rekening gehouden met de andere informatiewetten, zoals de WEP, de archiefwet, opdat er één IT-oplossing voor vergelijkbare functionaliteit wordt ingevoerd. Dit is in lijn met de IT-architectuur binnen Zwolle. Vanuit DUTO is in 2023 het proces van openbaarmaking, zowel het passieve als het actieve, beschreven. De verschillende stappen worden in jaren hierna ondersteund met een IT-oplossing, waarbij als eerste het registreren en volgen van de Woo-verzoeken wordt gerealiseerd in de e-suite van Dimpact. Voordat overgegaan kan worden tot publiceren van stukken, dienen deze geanonimiseerd te zijn. Hiervoor wordt aan de hand van het opgestelde programma van eisen een Europese aanbesteding opgesteld die in de loop van 2024 op de markt komt. Daarna kan de implementatie van de IT-oplossing voor het anonimiseren worden gestart.
Vanaf het jaar 2024 wordt een ‘toekomstbestendige IT-oplossing voor het publiceren (passief en actief)’ onderzocht. Dit wordt een oplossing die past binnen het beleid op informatiebeheer. Op dit moment worden Woo-verzoeken en informatie categorieën met name op Zwolle.nl gepubliceerd, wat voor deze toekomstbestendige IT-oplossing het uitgangspunt zal zijn.
Ook zal in 2024 een start gemaakt worden met het ‘zoeken, vinden en ontsluiten van informatie’. Voor het kunnen afhandelen van een Woo-verzoek moet de gevraagde informatie gezocht worden in verschillende applicaties en netwerkschijven. In eerste instantie zal dit handmatig worden gedaan, maar het is ook mogelijk hiervoor tooling in te zetten. Echter wanneer tooling wordt gebruikt, zijn er regels vanuit onder andere privacy wetgeving waaraan voldaan moet worden. Niet altijd is toegestaan om privacy gevoelige informatie te doorzoeken of te combineren met andere informatie, terwijl dit wel een onderdeel van het Woo-verzoek kan zijn. Beleidsmatige principes en een programma van eisen zullen in 2024 worden uitgewerkt op dit gebied.