Bedrijfsvoering

Organisatieontwikkeling ‘Met elkaar verbonden en goed georganiseerd’
De strategische koers voor de ambtelijke organisatie beschrijft in grote lijnen wat voor organisatie wij willen zijn, vanuit welke waarden wij werken en hoe wij vormgeven aan onze maatschappelijke opdracht in Zwolle..

Wij werken:

1. Samen met de samenleving
   Wij weten wat er speelt in de samenleving en trekken gezamenlijk op bij opgaven, ontwikkelingen en initiatieven. Wij zijn een professioneel partner.
2. Aan mensgerichte en excellente dienstverlening.
   Wij stellen de inwoner en samenleving centraal in ons (dagelijks) handelen en de keuzes die we maken. Wij werken continu aan de verbetering van onze producten, diensten en houding.
3. Wij zijn toegankelijk en gastvrij,
   luisteren sensitief en maken het mogelijk.
4. Als een lerende organisatie
   Wij zijn een adaptieve organisatie, zodat we telkens blijven doen wat er nodig is in de stad en in de organisatie. Wij zijn vernieuwend en investeren continu in leren en ontwikkelen, zodat we professioneel, vitaal en met plezier werken aan, met en voor de stad. Wij zijn met elkaar verbonden en goed georganiseerd.

Organisatieontwikkeling lijkt een interne aangelegenheid. Alhoewel de ontwikkeldoelen over de ambtelijke organisatie gaan, staat onze ontwikkeling volledig in het teken van de maatschappelijke vraagstukken en opgaven buiten. Het doel is een wendbare en toekomstbestendige organisatie die integraal opgaven realiseert en bijdraagt aan een waarde(n)volle toekomst voor Zwolle en alle Zwollenaren.

In 2024 bouwen wij door aan een sterke organisatie, aan de hand van onze vijf ontwikkeldoelen: programmeren en prioriteren, integraal (samen)werken, uitvoeringskracht, leren en ontwikkelen en gezamenlijk leiderschap in (aan)sturing.

Versterken gezamenlijk leiderschap
In Zwolle vinden we de kwaliteit van leiderschap belangrijk. Onze leiders hebben visie en weten deze over te brengen. Zij zijn aanspreekbaar op een heldere richting, prioritering en kaders. Zij stimuleren medewerkers om eigenaarschap te nemen, zichzelf te ontwikkelen en zij sturen op gedrag, verbinding én resultaat. Zij maken het mogelijk dat onze talenten in samenwerking met elkaar en de stad in staat zijn om hun werk goed te doen, zodat we onze gezamenlijke ambities, opgaven en doelen realiseren.
Leiders zijn gezamenlijk verantwoordelijk om te sturen op het geheel. Zij sturen op een waarde(n)volle toekomst én een wendbare en toekomstbestendige organisatie. Sinds 2022 investeert Zwolle doelgericht in meer richting, kwaliteit, eenheid en verbondenheid in leiderschap en de (aan)sturing van de organisatie.

Zwols Leiderschap is onze visie op leiderschap uitgewerkt in vijf uitgangspunten die in de praktijk gebracht worden. Het is één van de concrete resultaten van het leiderschapsprogramma ‘Versterken gezamenlijk leiderschap’. Het programma is een antwoord op de constatering dat eenheid en verbondenheid in leiderschap en (aan)sturing onvoldoende is meegegroeid met de organisatie. Het programma loopt vanaf het vorige begrotingsjaar tot begin 2024. Leiderschapsontwikkeling zal ook in 2024 een strategisch thema zijn voor de ontwikkeling van de organisatie. In 2024 ligt het accent op het in de praktijk brengen (in concreet gedrag) wat wij hebben afgesproken. Wat ervoor nodig is om dat goed te doen, faciliteren we binnen de mogelijkheden en kaders die daarvoor gelden. In 2024 is er ook meer helderheid over de verschillende rollen verantwoordelijkheden. Zo staan wij gezamenlijk sterker in (aan)sturing, omdat klip en klaar is waar je verantwoordelijkheid voor draagt, waarover je rekenschap aflegt en wat je van elkaar kunt verwachten.
Door meer in verbinding met elkaar te staan, ontstaat een integraler afstemming, afweging en besluitvorming. Dit draagt bij aan het strategisch vermogen en sturing.

Wendbare en toekomstbestendige organisatie
Zwolle maakt bewust de keuze voor hybride werken. Deze manier van werken past bij ons als organisatie, is ondersteunend aan onze inzet voor Zwolle en draagt bij aan eigentijds werkgeverschap. Het voorziet in een behoefte van veel collega’s zo blijkt uit verschillende onderzoeken. Minder reistijd, meer flexibiliteit in werktijden en een betere werk-privé-balans ervaren we als voordelen. Met hybride werken dragen we ook bij aan de klimaatdoelstellingen. Meer thuiswerken betekent minder reizen en daarmee minder CO2-uitstoot. Deze manier van werken sluit ook aan op de koers en ambitie van onze organisatie: we zijn een wendbare, toekomstbestendige organisatie.
Onze werkwijze ondersteunt ons om te presteren, ontwikkelen en samen te werken aan de opgaven in de stad. Dat doen we integraal, met elkaar verbonden en goed georganiseerd. Omdat we meer manieren hebben om met elkaar samen te werken maken we daar op teamniveau afspraken over. Door in teams de dialoog aan te gaan en onderling afspraken te maken over samenwerken, ontmoeten, bereikbaarheid e.d., geven we met elkaar gaandeweg invulling aan hybride werken. Daarbij is er enerzijds ruimte om aan te sluiten bij de aard van de werkzaamheden en de wijze waarop teams samenwerken en anderzijds bij de individuele wensen en voorkeuren.
Daarnaast onderzoeken we hoe we het kantoor beter kunnen laten aansluiten bij deze nieuwe manier van werken en maken we het mogelijk om nog meer plaats-, tijd en apparaat onafhankelijk te werken door het verbeteren van de digitale werkplek.  

Circulaire bedrijfsvoering doorontwikkeling en onderzoek:
Door maatschappelijk verantwoord in te kopen wil onze organisatie ook maatschappelijk effecten realiseren.
Om hier gerichter uitvoering aan te geven wordt een 0-meting uitgevoerd om te bepalen
waar wij nu staan en welk handelingsperspectief leidt tot een meer circulaire bedrijfsvoering.
Daarmee wordt eveneens invulling gegeven aan het “Nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord Inkopen 2021 – 2025
en de Nationale ambities 50% circulair in 2030 en 100% circulair in 2050

Digitale strategie doorontwikkeling
De digitale transitie is vervlochten met vrijwel elke maatschappelijke ontwikkeling waar we als gemeente aan bijdragen. We willen innovatief en waardegedreven onze weg vinden in de informatiesamenleving. Maar dat vraagt om een breder perspectief dan onze actuele digitale strategie ons biedt. Daarom ontwikkelen we deze verder door en gaan we in 2024 werken vanuit de zgn. Digitale Agenda Zwolle. Deze brengt alle belangrijke initiatieven en ontwikkelingen van de digitale transitie in beeld, beschrijft onze toekomstvisie en (ethische) principes, en verbindt ze met onze bestuurlijke en organisatorische prioriteiten.

Informatievoorziening, informatiebeveiliging & gegevensbescherming
De focus in de digitale informatievoorziening ligt op het digitaal steeds beter van dienst kunnen zijn van de Zwolse inwoners, ondernemers en instellingen en op hoe medewerkers van de gemeente Zwolle hun werk op een betere, gemakkelijkere en veilige manier kunnen doen. We moeten blijvend investeren in een stabiele, betrouwbare en veilige ICT-omgeving, zodat we een optimale (digitale) dienstverlening kunnen blijven garanderen.
Als decentrale overheid zijn wij afhankelijk van betrouwbare informatie en heeft de gemeente een grote verantwoordelijkheid naar burgers, bedrijven en instellingen als het gaat om de beveiliging van gegevens en de continuïteit van dienstverlening. Ook brengt het waarborgen van onze Digitale veiligheid ten gevolge van toenemende cyberdreigingen nieuwe dreigingen en risico’s met zich mee. Specifiek gaat het hierbij om de continuïteit van onze dienstverlening bedrijfsprocessen. Dit vraagt om een actueel beeld van de digitale weerbaarheid van de organisatie en ook om keuzes ten aanzien van prioriteiten en uitgaven hierop. Het verbeteren van de kwaliteit van (IT) beheerprocessen naar het gewenste kwaliteits- en beveiligingsniveau verdient daarom aandacht. Het verhogen van deze digitale weerbaarheid doen wij door het nemen van verdergaande technische en organisatorische beheersmaatregelen.
Ditzelfde geldt voor de processen van onze leveranciers en daar waar Zwolle zelf een ketenpartner is. Deze processen worden getoetst aan vernieuwde (inter)nationale kaders zoals de BIO2 en NIS2, vanwege de verdere aanscherping van de toetsingskaders door de toezichthouders en toekomstige wettelijke eisen van informatiebeveiliging.
Ook zijn we aan het inventariseren hoe we systematisch veilig- en privacy bewust gedrag van medewerkers kunnen vergroten, naast de verplichte module privacy en informatiebeveiliging die indiensttreders volgen. Het vergroten van bewustzijn naar aanleiding van incidenten, vragen of relevante ontwikkelingen blijven een ongoing proces waar medewerkers van Zwolle over worden geïnformeerd. Waarbij ook de competenties van onze medewerkers een steeds grotere rol speelt in het waarborgen van informatieveiligheid en privacy. 

Programmeren en prioriteren en doorontwikkeling planning en control
Onze beleidscyclus bevat meerjarige strategische opgaven, vertaald naar doelen, criteria en budgetten. We willen het sturend vermogen in de organisatie, voor college en raad vergroten. Het proces van programmeren, prioriteren (bij)sturen vraagt in de eerste plaats om inzicht en overzicht zodat we bewust kunnen kiezen. Door uitvoering te geven aan de bestuursopdracht programmeren en prioriteren willen we zorgen voor focus in onze werkzaamheden zodat de druk op organisatie wordt verlicht en we realistisch kunnen zijn in wat we kunnen waarmaken én de beoogde resultaten ook daadwerkelijk realiseren. Een eerste stap is de doorlichting van de begrotingsprogramma’s en per thema ambitie/doelen, capaciteit en middelen met elkaar confronteren; waarbij de vraag; "doen we de goede dingen?", centraal staat. Dit is een veelomvattend vraagstuk dat inzet vraagt van de organisatie en voor de toekomst een andere manier van denken en doen. We willen hier de komende twee jaar intensief mee aan de slag. We maken daarbij nadrukkelijk de verbinding met de doorontwikkeling van de planning -en control-cyclus. Waarbij we inzetten op de kwaliteit van de producten, de relevantie en leesbaarheid. En de raad beter in positie brengt om te kunnen kiezen, sturen en controleren.

Rechtmatigheidsverantwoording
Met ingang van verslagjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording ingevoerd waarbij het College een rechtmatigheidsverantwoording dient af te geven, als oordeel over de eigen jaarstukken. Met een rechtmatigheids-verantwoording verklaart het college als onderdeel van de jaarstukken dat zij rechtmatig heeft gehandeld.
De rechtmatigheidsverantwoording die in de jaarstukken 2024 dient te worden opgenomen is gebaseerd op een standaardmodel. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarstukken 2024 wordt een nadere toelichting gegeven op alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen voor zover deze de rapportagegrens overschrijden.

Indicatoren

Uiteraard worden ook in 2024 de 5 verplichte BBV-indicatoren gebruikt. Het verloop van de indicatoren van jaar tot jaar kunt u hier vinden.

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

In de regeling Beleidsindicatoren zijn de beleidsindicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 oktober 2023, vindt u hier.